Responsabili dei procedimenti di accesso documentale sono i dirigenti responsabili degli uffici che hanno formato o che detengono stabilmente i documenti oggetto di accesso o altri dipendenti assegnati ai medesimi uffici e formalmente incaricati dai propri dirigenti.
Il procedimento si avvia con la presentazione dell'istanza. Qualora l’istanza sia irregolare o incompleta, ovvero non risulti chiaramente la legittimazione del richiedente, il responsabile del procedimento provvede a darne comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento, oppure mediante posta elettronica certificata o con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione, entro quindici giorni dalla presentazione dell’istanza.
Controinteressati
Il responsabile del procedimento di accesso documentale, se individua soggetti controinteressati, è tenuto a darne comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento, oppure mediante posta elettronica certificata o con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. I soggetti controinteressati sono individuati tenuto anche conto del contenuto degli atti connessi. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare una motivata opposizione, anche per posta elettronica certificata, alla richiesta di accesso. Decorso tale termine, valutate le eventuali opposizioni, il dirigente responsabile provvede sulla richiesta.
Accoglimento, differimento e diniego
Il dirigente responsabile dell’ufficio che ha formato o che detiene stabilmente i documenti oggetto di accesso documentale decide sull’istanza con provvedimento motivato entro trenta giorni dalla presentazione dell’istanza medesima, dandone immediata comunicazione al richiedente.
Nei casi di richiesta irregolare o incompleta e nel caso di comunicazione ai controinteressati, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta o della motivata opposizione.
Ove pervenga una richiesta formale che riguardi un’Amministrazione diversa nei cui confronti il diritto di accesso deve essere esercitato, il dirigente o il responsabile del procedimento lo segnalano prontamente all'interessato. In alternativa, la richiesta viene trasmessa all’Amministrazione competente e di tale trasmissione è data comunicazione all’interessato.
L’accesso ai documenti non può essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento, ai sensi della normativa vigente.
Decorso inutilmente il termine di trenta giorni, la domanda di accesso si intende respinta. In caso di diniego, espresso o tacito, dell’istanza, sono ammessi i rimedi di cui all’articolo 25 della Legge 7 agosto 1990, n. 241